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Communication événementielle · Troyes & Reims
Agence de communication événementielle à Troyes et à Reims
Deux jours d’événement.
Un an de communication.
On ne monte pas les chapiteaux et on ne sert pas le vin d'honneur. On fait tout le reste : l'identité de l'édition, l'affiche, le site, la billetterie, la signalétique, les images du jour J, et le bilan que vous présenterez à vos partenaires.
Zetruc fait la communication des événements à Troyes et à Reims : l'identité de l'édition, l'affiche, le site, la billetterie, la signalétique, les images du jour J, puis le bilan écrit. L'agence accompagne La Route du Champagne en Fête depuis 2018.
La Route du Champagne en Fête, dans la Côte des Bar. Accompagnée depuis 2018.
Le périmètre
Toutes les agences promettent « de A à Z ». Voici notre A et notre Z.
Un événement met en jeu deux métiers qu'on confond souvent : le monter, et le faire savoir. Nous faisons le second. Dire lequel des deux on ne fait pas, c'est ce qui permet à un organisateur de savoir en trente secondes s'il est au bon endroit, et de ne pas nous appeler pour rien.
✓ Ce qu'on fait
- L'identité de l'éditionUn système graphique qui tient d'une année sur l'autre : ce qui reste, ce qui change.
- L'affiche et le printAffiches, programmes, carnets, badges, kakémonos, banderoles. Conception et suivi d'impression.
- Le site de l'événementCréé ou repris, bilingue si besoin, pensé pour vivre entre deux éditions et pas seulement pendant.
- La billetterie en ligneMise en place, libellés des tarifs, tunnel d'achat, relances. Et les chiffres de vente lisibles au jour le jour.
- La signalétiqueFléchage, plans, panneaux de site. Ce qui évite les cinq cents personnes qui cherchent l'entrée.
- La photo et la vidéoSur place, le jour J. C'est le seul jour où la matière existe, et elle sert les onze mois suivants.
- Les réseaux et l'e-mailingLe teasing, la vente, le direct, l'après. Avec un calendrier écrit avant que la semaine ne devienne folle.
- Les relations presseDossier de presse, prises de contact, accueil des journalistes, revue des retombées.
- Le bilanUn document remis après l'événement, présentable à un conseil d'administration, à un partenaire ou à un financeur.
✕ Ce qu'on ne fait pas
- La logistique du siteChapiteaux, sanitaires, barrières, électricité, sécurité. C'est un métier, ce n'est pas le nôtre.
- La restaurationTraiteur, buvette, service. On ne s'en occupe pas et on ne prend pas de commission dessus.
- Les artistes et l'animationProgrammation, cachets, contrats de cession. Un producteur fait ça mieux que nous.
- La régie techniqueSon, lumière, plateau, régie du jour J. On travaille avec la vôtre, on ne la remplace pas.
Ce n'est pas une lacune, c'est un choix. Nous travaillons régulièrement aux côtés d'organisateurs, de régisseurs et de prestataires techniques, et le partage des rôles, écrit dès le premier rendez-vous, est ce qui fait qu'un événement se passe bien.
Le vrai sujet
Un événement qui revient n'est pas un événement qu'on refait.
C'est la différence que personne ne traite. Une soirée d'inauguration se communique une fois. Une manifestation annuelle, elle, se construit : chaque édition doit être reconnue de loin par ceux qui sont déjà venus, et donner envie à ceux qui n'y sont jamais allés. Deux exigences contraires, qu'on ne tient qu'avec une règle écrite.
Ce qui reste
- Le nom, le logo et sa construction
- La structure de l'affiche : où va le titre, où vont les dates
- La typographie et le geste graphique
- L'adresse du site, et ce qui y reste toute l'année
- Le ton : comment l'événement s'adresse à son public
Ce qui change
- Le millésime, le lieu, le thème de l'édition
- La couleur dominante et l'illustration
- Les nouveautés qu'on met en avant
- Les tarifs et la jauge
- Ce qu'on a appris du bilan de l'année précédente
Le nom capitalise
Chaque édition renforce le suivant. Un événement dont le nom est resté stable dix ans remonte tout seul dans les recherches dès que la saison redémarre, à condition que son site ne disparaisse pas entre deux.
La recherche « nom + année »
C'est la requête qui fait la fréquentation. Elle démarre plusieurs mois avant. Si votre page de l'édition en cours n'existe pas encore, c'est un site d'annonces qui répond à votre place, souvent avec des informations périmées.
L'archive vaut de l'or
Les éditions passées ne s'effacent pas : elles se rangent. Photos, chiffres, revue de presse, partenaires. C'est ce qui rassure un futur exposant, un sponsor ou un financeur mieux que n'importe quelle plaquette.
Ce qu'on produit
Neuf supports, une seule main.
Graphistes, développeurs, photographes, vidéastes et rédacteurs sont salariés de l'agence, à Troyes et à Reims. C'est ce qui permet à l'affiche, au site et à la signalétique de se ressembler, et à personne de se renvoyer la balle à trois semaines de l'ouverture.
Identité de l'édition
Le millésime change, la marque reste. On fabrique un système : une structure d'affiche, une typo, une palette, et la règle de ce qui bouge chaque année.
Affiche, programme, carnet
Les supports qu'on garde dans une poche et qu'on retrouve dans un tiroir six mois après. Conception, exécution, suivi d'impression.
Site de l'événement
Un site qui sait être en teasing, en vente, en direct et en archive. Bilingue si votre public l'est.
Billetterie en ligne
Le tunnel d'achat, les libellés de tarifs, les relances, et un tableau de ventes que vous lisez sans nous.
Signalétique et fléchage
Plans, panneaux, entrées, sorties, parkings. Le support le plus ingrat et le plus commenté.
Photo et vidéo du jour J
Une équipe sur place. On repart avec la matière de l'année, pas avec trois photos de discours.
Réseaux sociaux et e-mailing
Le calendrier des trois mois qui précèdent, écrit à l'avance, pour ne pas dépendre de la disponibilité de personne.
Relations presse
Dossier de presse, contacts locaux et spécialisés, accueil sur place, revue des retombées.
Bilan de communication
Ce qui a été produit, ce que ça a donné, ce qu'on refait et ce qu'on arrête. Écrit, remis, présentable.
La billetterie
La billetterie n'est pas un sujet technique.
Installer un outil de vente en ligne prend une journée ; le faire vendre en prend beaucoup plus. Ce qui décide, ce n'est pas la plateforme retenue : c'est la façon dont les tarifs sont nommés, le moment où les ventes s'ouvrent, ce qu'on dit quand il ne reste plus grand-chose, et la relance envoyée à ceux qui sont venus l'an dernier.
Le libellé des tarifs
« Pass 2 jours » ou « Passeport dégustation » ne se vendent pas pareil. On écrit ce que l'acheteur reçoit, pas ce que l'organisateur a l'habitude d'appeler comme ça.
L'ouverture des ventes
C'est un événement en soi. Il se prépare : annonce datée, page prête, e-mail aux anciens acheteurs, et quelqu'un qui regarde les chiffres le jour même.
La jauge, dite honnêtement
Annoncer qu'il reste peu de places accélère les ventes, à condition que ce soit vrai. Une fausse rareté se voit, et elle se paie l'année suivante.
Les chiffres, chez vous
Ventes du jour, cumul, origine des acheteurs : vous devez pouvoir les lire sans nous les demander. Et l'argent va sur votre compte, jamais sur le nôtre.
Une billetterie en ligne, ce n'est pas seulement du confort : c'est aussi savoir enfin qui vient, d'où, et combien de temps avant.
En parlerLe rétroplanning
Six mois avant, et trois semaines après.
Les mois sont indicatifs : ils se resserrent pour une inauguration, ils s'étirent pour une manifestation qui vend des milliers d'entrées. Ce qui ne bouge pas, c'est l'ordre, et le fait que le bilan soit une étape, pas une politesse de fin.
Le cadrage et l'identité
Objectif de fréquentation, public visé, jauge, tarifs envisagés. On sort de là avec l'identité de l'édition et la liste écrite des supports à produire, avec qui fait quoi, y compris chez vous.
Le site et les supports
Le site est en ligne avec la date et le lieu bien avant le reste : c'est ce qui fait remonter l'événement dans les recherches. L'affiche et le programme partent à l'impression.
L'ouverture des ventes
Le moment le plus sensible de l'année. On prépare l'annonce, la page de billetterie, la relance à ceux de l'an dernier, et on regarde les ventes tous les jours de la première semaine.
Le dernier mois
Le calendrier de publication est écrit et programmé. Le dossier de presse est parti. La signalétique est livrée. À ce stade, plus personne ne devrait improviser.
Le jour J
Photo et vidéo sur place, publications en direct, accueil des journalistes. On capte pendant que ça existe, c'est le seul jour de l'année où c'est possible.
Le bilan, sous trois semaines
Fréquentation, ventes, retombées, ce qui a marché et ce qu'on arrête. Un document que vous pouvez présenter tel quel à votre conseil, à vos partenaires ou à un financeur.
Si vous nous appelez à six semaines de l'événement, on vous le dira : certaines choses ne se rattrapent plus. On fera alors ce qui compte encore (la billetterie, les réseaux, la captation) plutôt que de tout promettre et de tout bâcler.
La preuve
La Route du Champagne en Fête, depuis 2018.
Créée en 1995 par des vignerons de la Côte des Bar, la manifestation est organisée par l'association Cap'C. Elle change de secteur chaque année, elle repose sur des bénévoles, et son équilibre dépend des entrées et des partenaires. C'est l'événement que nous accompagnons depuis le plus longtemps, et celui qui a le plus changé notre façon de travailler.
Ce qu'on a produit, année après année
Le début du partenariat
Une association bénévole dont la manifestation grandissait plus vite que ses moyens de communication. Première mission : mettre de l'ordre dans les supports et poser une identité qui puisse se reconduire.
année
L'identité de l'édition
Affiche, carnet de dégustation, signalétique, supports de promotion : un habillage nouveau chaque année, construit sur la même ossature pour que l'événement reste reconnaissable.
La refonte du site
routeduchampagne.com refait entièrement : bilingue, avec l'annuaire des caves participantes et une boutique en ligne. Un site conçu pour vivre toute l'année, pas seulement pendant le week-end.
La billetterie en ligne
La vente des passeports passe sur le site. Le changement le plus structurant du partenariat : l'association sait enfin, avant l'événement, combien de personnes viennent et d'où elles arrivent.
La 30e édition
Année anniversaire, fréquentation record, et une part de ventes en ligne devenue majoritaire. Les chiffres ci-contre sont ceux communiqués par l'association.
35 000
visiteurs sur l'édition 2025, un record pour la manifestation
13 000
pass écoulés, dont plus de 7 000 achetés en ligne
45
pays d'origine des visiteurs, sur cinq continents
40 %
de visiteurs qui découvraient l'événement pour la première fois
Ce que ces chiffres disent, et ce qu'ils ne disent pas. Ils sont publiés par l'association organisatrice, pas par nous. Une fréquentation record tient d'abord au travail des vignerons, des bénévoles et du territoire. Notre part, c'est ce qui est listé à gauche : l'identité, le site, la billetterie et les supports. Nous revendiquons ce que nous avons produit, pas le succès de l'événement.
Source : chiffres de l'édition 2025 communiqués par l'association Cap'C, organisatrice de La Route du Champagne en Fête. Voir aussi l'étude de cas complète.
Et vos événements à vous ?
Cette page en montre un seul, traité à fond, parce que c'est celui dont nous pouvons parler avec des chiffres vérifiables. D'autres références événementielles viendront s'ajouter ici : elles sont en cours de validation avec les organisateurs concernés. Nous préférons une preuve solide à une liste de logos.
La matière
Un jour de captation finance douze mois de présence.
C'est l'argument économique le plus mal exploité de l'événementiel. Le jour J est le seul moment de l'année où votre événement existe pour de vrai : la foule, les visages, les gestes, le soleil sur les stands. Ce qui n'est pas capté ce jour-là ne pourra plus jamais l'être, et ce qui l'est bien alimente tout le reste.
Les onze mois suivants
Les publications de l'intersaison, les rappels, les remerciements aux partenaires. Sans images, un événement disparaît des écrans le lundi matin.
La campagne de l'année d'après
La meilleure promotion d'une édition, c'est l'édition précédente. Les images de cette année sont le teasing de la suivante.
Le dossier partenaires
Un sponsor ne signe pas sur une promesse. Il signe sur ce qu'il voit : une foule, une ambiance, sa banderole dans le cadre.
La presse et les institutions
Les demandes de visuels arrivent toujours au pire moment. Avoir une sélection prête, libre de droits et légendée, change la nature de l'échange.
Photos prises lors d'événements accompagnés par l'agence.
Pour qui
Vous organisez avec des bénévoles et un budget compté.
Les pages d'agences événementielles s'adressent presque toutes à des directions de la communication : séminaires, conventions, soirées de gala. Une bonne partie des événements qui font vivre un territoire sont pourtant portés par des associations, des offices de tourisme, des comités et des collectivités. Ce n'est pas la même contrainte, et ce n'est pas la même façon de travailler.
Un conseil qui valide
Les décisions se prennent en réunion, pas en trois messages. On cale les points de validation sur votre calendrier de bureau, et on présente nous-mêmes si c'est utile.
Des bénévoles disponibles le soir
On produit des gabarits que votre équipe décline seule, sans casser la charte, pour tout ce qui n'a pas besoin d'un graphiste.
Un équilibre financier tendu
Les entrées et les partenaires font le budget. On priorise les postes qui pèsent sur les ventes, et on dit lesquels peuvent attendre l'an prochain.
Des dossiers à justifier
Le bilan écrit n'est pas un document de politesse : il sert vos demandes de subvention et le renouvellement de vos partenariats.
Si vous préférez tenir vous-même la communication de votre événement, dites-le : l'agence forme aussi, et c'est parfois la meilleure réponse.
Voir les formationsLe budget
Pas de tarif affiché ici. Voici pourquoi, et ce qui le fait varier.
Sur nos autres pages, les prix sont écrits. Ici, un montant afficherait une fausse précision : entre une inauguration d'une soirée et une manifestation qui vend treize mille entrées, il n'y a pas un rapport de un à deux. Ce qu'on peut faire, en revanche, c'est vous dire exactement ce qui pèse dans un devis, pour que vous puissiez comparer le nôtre à un autre.
Un site à créer, ou un site existant
C'est le poste le plus lourd, et le seul qui ne se représente pas chaque année. Reprendre un site existant coûte nettement moins cher que d'en créer un.
La billetterie
Mise en place la première année, puis simple reconduction. Les commissions de la plateforme de paiement, elles, sont prélevées sur les ventes : elles ne passent jamais par nous.
Le nombre de supports imprimés
Une affiche, ce n'est pas un carnet de quarante pages. On chiffre support par support, et l'impression est une ligne à part, à votre nom.
Les jours de captation
Une équipe, deux équipes, un ou deux jours, avec ou sans drone. C'est le poste le plus facile à ajuster, et le plus regretté quand on l'a coupé.
Les langues
Un site et des supports bilingues, ce n'est pas seulement de la traduction : c'est une deuxième relecture et un deuxième circuit de validation.
La distance et le jour J
Déplacement de l'équipe, parfois une nuit d'hôtel. C'est une ligne du devis, dite à l'avance, jamais découverte à la facture.
Ce qui est écrit avant de commencer. Un devis détaillé poste par poste, avec ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas, le calendrier des livraisons, et le partage des rôles entre votre équipe et la nôtre. Rien ne démarre avant que vous ayez signé ce document. Et il n'y a pas de facture surprise : si une demande sort du périmètre en cours de route, elle est chiffrée avant d'être faite.
Le premier rendez-vous sert à cadrer tout cela, et il ne coûte rien. Il arrive qu'on en ressorte en vous disant que votre événement n'a pas besoin d'une agence cette année, c'est déjà arrivé, et ça arrivera encore.
Avant de choisir
Sept questions à poser à une agence événementielle. Y compris à nous.
Elles ne servent pas à nous faire gagner : elles servent à ce que vous ne vous retrouviez pas, dans deux ans, avec un site dont vous n'avez pas les accès et des photos que personne ne retrouve. Posez-les à tout le monde.
01
Qui sera sur place le jour J ?
Un événement se photographie une seule fois. Demandez le nom des personnes qui viendront, et ce qu'elles feront pendant que vous serez débordé.
02
À qui appartiennent le site, le nom de domaine et les comptes ?
À vous, toujours. Une agence qui garde les accès garde votre public. Vérifiez ce point partout, chez nous comme ailleurs.
03
Que devient le site entre deux éditions ?
Un site qui disparaît chaque automne recommence à zéro chaque printemps. Demandez ce qui reste en ligne, et sous quelle adresse.
04
Qui reçoit l'argent des billets ?
Directement vous, sur votre compte, sans passer par l'agence. Et vous devez voir les ventes en temps réel, sans avoir à les demander.
05
Que se passe-t-il si on arrête ?
Les fichiers sources, la base des acheteurs, les photos et les vidéos vous restent. On vous les remet, on ne les archive pas chez nous.
06
Qu'est-ce que vous ne ferez pas ?
Une agence qui répond « tout » n'a pas de périmètre. La nôtre s'arrête à la logistique : c'est écrit plus haut sur cette page.
07
Peut-on parler à un organisateur que vous accompagnez ?
La meilleure question de la liste. Un prestataire qui accompagne un événement depuis plusieurs années n'a aucune raison de refuser.
Pour remplir le dernier mois, la diffusion payante est souvent le levier le plus rapide : c'est le sujet de la page publicité en ligne. Pour que l'événement se trouve toute l'année sur son nom, c'est le référencement. Pour animer les comptes entre deux éditions, les réseaux sociaux. Et si le site de l'événement est à créer, cela se passe du côté création de site.
Les questions qu'on nous pose
Dix réponses, sans détour.
Vous organisez l'événement ou vous le communiquez ?
On le communique. L'affiche, le site, la billetterie, la signalétique, les contenus, la presse et le bilan : c'est notre périmètre, et il est écrit noir sur blanc sur cette page. La logistique (chapiteaux, restauration, artistes, régie) reste chez ceux dont c'est le métier. Nous travaillons très bien à côté d'eux, nous ne les remplaçons pas.
On organise notre événement depuis des années, tout seuls. À quoi servez-vous ?
Souvent à trois choses : rendre le site utile toute l'année au lieu de trois mois, vendre les billets en ligne au lieu de sur place, et repartir du jour J avec de la matière plutôt qu'avec des souvenirs. Si vous faites déjà les trois, dites-le nous : on vous le dira franchement, et on ne prendra pas le budget.
Faut-il refaire l'identité à chaque édition ?
Non, et c'est même l'erreur la plus fréquente. Un événement annuel a besoin d'être reconnu de loin : la structure de l'affiche, la typo et le logo restent. Ce qui change, c'est le millésime, le thème, la couleur, l'illustration. On écrit cette règle une fois, elle sert les années suivantes, y compris quand ce n'est plus nous qui la mettons en œuvre.
Vous gérez la billetterie, ou juste la communication autour ?
Les deux, et c'est indissociable. On met en place l'outil, on écrit les libellés de tarifs, on construit la page de vente et les relances, et on suit les chiffres tous les jours à l'ouverture des ventes. En revanche, l'argent va directement sur votre compte : nous ne sommes jamais entre votre public et vous.
Combien coûte la communication d'un événement ?
Ça dépend de trop de choses pour qu'un chiffre affiché ici veuille dire quelque chose : le nombre de supports, la présence ou non d'un site à créer, la billetterie, le nombre de jours de captation, la langue. Ce qu'on peut promettre, c'est un devis écrit avant tout démarrage, poste par poste, et aucune facture surprise. Le premier rendez-vous sert précisément à cadrer ça.
On est une association, avec des bénévoles et un budget serré.
C'est le profil qu'on accompagne le plus. Les contraintes sont réelles : un conseil d'administration qui valide, des bénévoles disponibles le soir, un équilibre financier qui dépend des entrées et des partenaires. On travaille avec ça : calendrier posé à l'avance, supports que vos bénévoles peuvent décliner seuls, et un bilan écrit qui sert vos demandes de subvention.
Vous travaillez loin de Troyes et de Reims ?
Oui, à condition que ça ait du sens. Le jour J demande une équipe sur place, donc du déplacement et parfois une nuit d'hôtel : c'est une ligne du devis, elle est dite à l'avance. Pour le reste (identité, site, billetterie, contenus) la distance ne change rien.
Qu'est-ce qu'on récupère après l'événement ?
Les fichiers sources des visuels, les photos et les vidéos en pleine définition, les accès au site et à la billetterie, la base des acheteurs, et le bilan écrit. Tout est à vous. Si vous changez de prestataire l'année suivante, il travaille sur une base propre.
Est-ce que vous mesurez vraiment les retombées ?
On mesure ce qui est mesurable : billets vendus, origine des acheteurs, trafic du site, provenance des visiteurs, portée des publications, articles et passages presse relevés. On ne mesure pas la « notoriété » ni les « retombées estimées en équivalent publicitaire », ce sont des chiffres qui gonflent un bilan sans rien apprendre à personne.
Et si on veut aussi de la publicité en ligne pour remplir ?
C'est souvent le levier le plus efficace du dernier mois, et il se pilote depuis la même équipe. C'est le sujet de notre page publicité en ligne : les budgets média y sont distincts des honoraires, comme partout chez nous.
Votre question n'y est pas ? C'est souvent le signe qu'elle mérite un vrai échange.
Poser ma questionOn discute ?
Dites-nous la date. On vous dira ce qui est encore jouable.
Une demi-heure suffit à savoir ce qui doit partir en premier, ce qui peut attendre, et ce que votre événement gagnerait à ne pas refaire cette année. Si vous êtes déjà bien organisé, on vous le dira aussi.
Agence de Troyes, 69 rue de Gournay · Agence de Reims, 138 rue Léon Faucher à Bétheny